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Manejo del tiempo: aprenda a usar un planificador diario (WWK11)

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WWK se refiere a la serie de hojas de información Lo que sabemos sobre el TDA/H. Vea la lista completa. Vea la versión en PDF de esta página.


Los adultos que padecen TDA/H con frecuencia tienen dificultades para manejar el tiempo y planificar. Estas dificultades son un ejemplo de cómo el TDA/H afecta las funciones ejecutivas del cerebro.

Esta página discutirá:

  • la selección de un planificador adecuado
  • estrategias efectivas para usar un planificador
  • el uso de un planificador para los planes a corto y largo plazo

Las funciones ejecutivas pueden ser descritas como los procesos cognitivos de más alto orden del cerebro, que regulan y manejan las actividades de aprendizaje y la conducta. Al igual que el director de una orquesta la guía y la dirige, las funciones ejecutivas guían y dirigen los pensamientos y acciones de un individuo1,2. La memoria de trabajo (que mantiene en la memoria la información que se acaba de ver o escuchar), la organización y el sentido del tiempo son tres funciones ejecutivas importantes, fundamentales para la capacidad del cerebro de manejar el aprendizaje y la conducta. Los individuos con TDA/H tienen dificultades con esas tres funciones ejecutivas y, como resultado, con frecuencia tienen pocas habilidades de manejar el tiempo, y podrían tener dificultades para cumplir con sus responsabilidades en el trabajo y el hogar.

Un método para resolver los problemas con el manejo del tiempo es utilizar un planificador. El uso efectivo de un planificador puede ayudar al adulto con TDA/H a compensar los déficits en las funciones ejecutivas al ayudarlo a manejar el tiempo, recordar responsabilidades, y mantenerse organizado. Muchos adultos con TDA/H han tenido muchas experiencias fracasadas con el uso de planificadores, lo que los lleva a considerarlas como algo altamente antipático o incluso inútil. Con frecuencia, no han tenido éxito usando un planificador porque no lo han hecho de manera correcta. Esta hoja resaltará estrategias para usar un planificador de manera eficaz, planificar efectivamente, y dar seguimiento a los compromisos.*

Esta hoja divide las habilidades necesarias en una serie de pequeños pasos. Cada paso debe llevarse a cabo individualmente, y debe ser practicado durante al menos una semana antes de comenzar el siguiente. Si un paso particular tarda más de una semana en convertirse en un hábito regular, practíquelo por 2 ó 3 semanas antes de iniciar el siguiente. Incluir refuerzos positivos o recompensas podría resultar útil para un aprendizaje exitoso de cada paso.

Identifique a un amigo o cónyuge que le sirva como su "entrenador de planificación". Revise esta hoja con su entrenador, y discuta cada paso antes de llevarlo a cabo. El papel del entrenador es recordarle practicar cada paso y vigilar el progreso general. El entrenador debe alentarlo por sus esfuerzos y proveer retroalimentación constructiva (no crítica ni severa) sobre cualquier error. El entrenador también debe animarlo a recompensarse a sí mismo al final de cada semana. El entrenador de planificación debe ser una persona que se enfoque en lo positivo, felicite los éxitos y lo anime a continuar con el paso siguiente, y no una persona que critique los fracasos o el logro imperfecto de cualquiera de los pasos.

1. Seleccione un planificador diario compatible para que sea su único calendario de planificación.

Como mínimo, un planificador diario es un artículo que incluye un calendario, espacio para escribir listas de cosas "por hacer", y espacio para escribir números telefónicos, direcciones y otras informaciones básicas de identificación y referencia. Puede ser un modelo de papel y lápiz, como las marcas Franklin Planner, Day Timer, o Planner Pad. Puede ser un sofisticado planificador electrónico como un Palm Pilot, o puede ser un software de manejo de tiempo en una computadora portátil o de escritorio. Los planificadores electrónicos tienen una variedad de ventajas. Son compactas; proveen recordatorios audibles que pueden servir de ayuda para el manejo de la memoria; pueden clasificar, organizar y almacenar mayor cantidad de información de manera más eficiente que los planificadores de papel y lápiz; y pueden intercambiar información fácilmente con las computadoras de la oficina y el hogar.

Si a usted le gustan los aparatos y que aprende fácilmente la nueva tecnología, elija un planificador electrónico. Si no le gusta la tecnología, elija un modelo de papel y lápiz. Visite una tienda de artículos para oficina y revise cuidadosamente los distintos tipos de planificadores. Vienen en todos los tamaños, formas y colores, y con distintos tipos de vistas: diaria, semanal y mensual. Inspeccione cuidadosamente los diversos tipos de páginas diarias, semanales y mensuales. ¿Planifica muchas citas cada hora o media hora? Entonces use un planificador con una vista diaria que sea clara. ¿Hace listas de cosas por hacer, pero no planifica muchas citas? Entonces tal vez necesite un planificador con una vista semanal y con mucho espacio para hacer listas.

Su planificador debe ser su única agenda/calendario de planificación para todo lo que hace (o sea, para el trabajo, el hogar y los asuntos personales). Usar agendas/calendarios separados en la casa y la oficina podría resultar confuso y abrumador. Inevitablemente se olvidará de transferir lo que escribe de una agenda a otra, y faltará a citas o compromisos importantes.

2. Encuentre un solo lugar para guardar el planificador que sea accesible.

Después de seleccionar el planificador, el próximo paso es comenzar a guardarlo en un solo lugar de fácil acceso en la casa y el trabajo, de manera que siempre sepa dónde encontrarlo. El lugar debe ser claramente visible desde cierta distancia, incluso en una habitación revuelta o un escritorio desordenado. Algunos lugares convenientes podrían ser al lado del teléfono, en una mesa al lado de la puerta de entrada, o sobre el escritorio de la oficina. Si el planificador tiene una correa, podría colgarlo en un gancho al lado de la puerta de entrada, encima del teléfono o junto a las llaves del auto. Llévela al trabajo y tráigala al volver a casa, y practique guardarla en los lugares designados durante una semana.

3. Escriba las cosas básicas en el planificador diario.

Reúna los nombres, direcciones y números telefónicos más comunes que usa. Escríbalos en el planificador en orden alfabético, en la sección de nombres y direcciones. Considere qué información vital podría ser útil incluir en el planificador, tal como los números de las pólizas de seguro, las claves de las computadoras, los números de serie de los equipos, y los cumpleaños y aniversarios, y escriba esa información en los espacios designados.

4. Lleve el planificador consigo todo el tiempo.

Ahora que su planificador tiene algo de información, debe llevarlo consigo todo el tiempo. Muchas personas afirman que llevan sus planificadores todo el tiempo, pero que se les "olvida" la magnífica idea que se les ocurrió mientras hacían compras. "Todo el tiempo" significa siempre que salga del auto para entrar a una tienda, o siempre que deje su escritorio para ir a una reunión.

5. Revise su planificador con regularidad.

Muchos adultos que padecen TDA/H escriben cosas en sus planificadores, pero raras veces miran lo que escribieron; en su lugar, confían en su memoria, con desastrosas consecuencias. Antes de poder usar un planificador como agenda/calendario o para listas de cosas por hacer, debe desarrollar el hábito de revisarlo periódicamente. Comience revisando el planificador un mínimo de tres veces al día: una vez por la mañana para planificar o revisar los eventos pendientes del día, una vez al mediodía para realizar cualquier corrección pertinente y refrescar su memoria sobre los eventos que quedan para ese día, y otra vez a la noche, para planificar o revisar los eventos del día siguiente.

Hay varias maneras de recordar revisar su planificador. Primero, puede programar la alarma de un reloj de pulsera o las alarmas de un planificador electrónico para que suenen a intervalos regulares cuando desea revisar su planificador. Segundo, puede asociar la revisión de su planficador con actividades habituales que hace a aproximadamente a la misma hora todos los días, como comer, vestirse por la mañana o alistarse para dormir a la noche, o entrar o salir de la oficina. Tercero, dejar notas como recordatorios en lugares estratégicos (el escritorio en la oficina, el espejo del baño, en el tablero o picaporte del auto) puede ser útil para recordarle revisar el planificador.

6. Use el planificador como su agenda/calendario para todo.

Ahora está listo para usar su planificador como agenda/calendario. En un papel aparte, haga una lista de todas las citas que tiene planificadas para cualquier momento en el futuro. Luego, escriba esas citas en los lugares destinados al horario correspondiente de las páginas del planificador de los días y meses en cuestión. Revise las citas programadas para ese día cada vez que consulte su planificador. Durante el día, escriba las cita adicionales tan pronto como la programe.

Usar bolígrafos de distintos colores para distintos tipos de cosas en su calendario (por ejemplo, rojo para citas, azul para actividades de trabajo y verde para eventos familiares) le permitirá reconocer distintos tipos de eventos mientras recorre la página con la mirada. Si su familia vive muy ocupada, use colores diferentes para las actividades de cada miembro de la familia.

7. Use su planificador como un "almacén cerebral" para capturar sus ideas.

Los adultos con TDA/H experimentan un flujo constante de ideas que inundan sus mentes. Con frecuencia, se frustran por no poder recordar esas ideas cuando las necesitan. Usar la agenda como un "almacén cerebral" resuelve ese dilema. Ya que transporta su agenda todo el tiempo, practique escribir cualquier idea que desee guardar tan pronto como se le ocurra. Escríbalas en las páginas en blanco de la agenda o en la sección de la agenda para la lista de cosas por hacer del día. Si halla que le vienen muchas ideas importantes en momentos en que es imposible escribirlas (por ejemplo, en la ducha o mientras conduce), considere llevar una pequeña grabadora digital. Dicte sus ideas en la grabadora y transcríbalas a su agenda más adelante ese día. Algunas computadoras de mano y de bolsillo tienen grabadoras digitales incluidas.

8. Haga una lista diaria de cosas por hacer y revísela con frecuencia.

Sólo debe comenzar a hacer su lista diaria de cosas "por hacer" después de haber experimentado con éxito el uso de su planificador como agenda/calendario. La mayoría de los planificadores tienen un lugar al lado del calendario para las cosas "por hacer"de cada día. Durante la primera revisión de su planificador por la mañana, haga una lista de todo lo que necesita hacer ese día. Use sus notas del "almacén cerebral" para ayudarlo a hacer la lista. Mantenga la lista relativamente corta, con más o menos 5 a 8 ítems, de manera que pueda tener éxito en completarlos todos. Sea realista sobre lo que puede lograr en un día, y recuerde programar algo de tiempo para usted mismo incluyendo una actividad u horario personal como uno de los ítems. Escriba acciones específicas en lugar de conceptos imprecisos. Por ejemplo, "comprar flores para mi esposa" es un ítem más específico que "ser amable con mi esposa".

Examine la lista y asigne los ítems a fechas y horas particulares en el planificador. Intente completarlos según lo programado; para ello, revise la lista con frecuencia. Marque todos los ítems completados, y revise los ítems que permanezcan pendientes.

Al final del día, examine la lista. Si ha completado todos los ítems de la lista, felicítese a usted mismo. No se reprenda si no completó todos los ítems. Si sólo hubo unos pocos ítems sin terminar, póngalos en la lista del día siguiente. Sin embargo, si tiene muchos ítems sin terminar, evalúe si tiene expectativas poco realistas sobre cuánto puede hacer. Analice los ítems sin completar y qué cosas impidieron que hiciera todo lo de su lista (llamadas telefónicas, otras interrupciones, falta de tiempo, no tener todo lo que necesitaba para hacer la tarea, crisis inesperadas). Pensar de esta forma lo ayudará a volverse más realista sobre lo que puede lograr en un día. Disminuya sus expectativas o encuentre otros métodos para completar las tareas, tales como delegar, lograr mayor eficiencia o eliminar tareas.

9. Organice su lista de cosas "por hacer" según sus prioridades y actúe de acuerdo a las mismas.

Hay muchas maneras de organizar la lista de cosas "por hacer" según las prioridades.  Una manera es numerar todos los ítems de la lista en orden de prioridad descendiente. Otra manera es clasificar cada ítem en una de tres categorías: "fundamental", "importante", y "hacer sólo si hay tiempo". Elija el método que vaya mejor con su estilo, y comience a organizar su lista de cosas por hacer según las prioridades.

A medida que el día avance, haga las tareas en su lista de cosas "por hacer" en orden de prioridad descendiente. A menudo, los adultos con TDA/H tienen la tentación de ignorar las prioridades, y podrían necesitar estrategias para mantenerse en curso. Programe las alarmas de su reloj de pulsera, agenda electrónica, software de manejo de tiempo en la computadora, o buscapersonas para que suenen a intervalos regulares como señal para revisar si está cumpliendo con el seguimiento de sus prioridades. Hable con usted mismo como ayuda para evitar las distracciones. Entrénese para repetir recordatorios como "tengo que evitar distraerme", "tengo que seguir mis prioridades" y "no lo dejes ahora, casi terminas". También asegúrese de estar tomando una dosis efectiva del medicamento que dure el día completo. Vea la página Lo que sabemos sobre medicamentos para más información sobre la determinación de una dosis efectiva.

10. Realice una sesión diaria de planificación.

Para cuando haya completado los primeros ocho pasos, estará conduciendo sesiones de planificación diaria "ad hoc" en las que construya y organice por prioridad su lista diaria de cosas "por hacer". Llegó el momento de formalizar este proceso con el nombre de "sesión de planificación diaria". Considere la hora para construir y organizar por prioridad las listas como su sesión de planificación diaria. La meta de esta sesión es planificar las actividades del día siguiente y desarrollar un plan de ataque para llevarlas a cabo. Además de asignar prioridades y revisar los horarios, la sesión de planificación es el momento de considerar exactamente cómo logrará cumplir cada tarea. ¿Qué materiales necesitará? ¿A qué personas tendrá que consultar? ¿Qué obstáculos es probable que encuentre? ¿Cómo puede vencer esos obstáculos? Plantear y responder estas preguntas facilitará el proceso de asignar prioridades a los ítems de su lista de cosas "por hacer". La sesión de planificación proveerá un mapa mental que lo guía a llevar a cabo las tareas de la lista.

Cuando haya alcanzado este punto en el programa, ¡felicítese! ¡Ha dominado los pasos básicos de usar un planificador para manejar el tiempo! Continúe siguiendo estos pasos. A medida que transforme en una costumbre, considere intentar el último paso, que cierra la brecha entre la planificación a corto y a largo plazo, pero tenga en cuenta que es más desafiante y que podría requerir la ayuda de un entrenador de TDA/H o un terapeuta.

11. Genere una lista de metas a largo plazo; luego, divida dichas metas en piezas pequeñas y manejables, y asígnelas a sesiones de planificación mensuales y semanales.

Primero, genere una lista de todas las metas a largo plazo. Estas son metas amplias que deben lograrse luego de varios meses y años. Luego, tome una meta a la vez y divídala en piezas o submetas pequeñas que puedan ser logradas en el término de un mes. Asigne una submeta a cada mes del año. A principio del mes, lleve a cabo una sesión de planificación mensual en la que decida cómo lograr la submeta durante el transcurso del mes. Asigne varias tareas a cada semana del mes. Al principio de cada semana, lleve a cabo una sesión de planificación semanal en la que decida cómo asignar aspectos de la submeta de esa semana a las listas de tareas diarias para la semana completa. Durante cada sesión de planificación diaria, planifique los detalles de la tarea asignada que realizará ese día.

Resumen

En esta hoja, hemos descrito un método paso a paso para aprender a usar un planificador para manejar el tiempo de manera efectiva y aumentar las funciones ejecutivas inherentemente ineficientes en los adultos con TDA/H. Siga cada paso durante al menos una semana, recompénsese a sí mismo al final de la semana por practicar las técnicas de planificación diaria, e identifique a un amigo como entrenador de planificación para que le dé apoyo y estímulo por sus esfuerzos.

Algunos adultos con TDA/H podrían encontrar que incluso el método paso a paso descrito aquí es difícil de seguir. Si encuentra que no puede cumplir las directrices presentadas aquí, no se dé por vencido. Tal vez tenga que dividir el proceso de aprendizaje en pasos aún más pequeños. Tal vez necesite ayuda para vencer barreras emocionales que provienen de toda una vida de experiencias de fracaso antes de poder usar un planificador con éxito. Tal vez necesite fuertes sistemas de apoyo y la guía de un profesional capacitado. Consulte a un profesional, como un entrenador de TDA/H o un terapeuta familiarizado con el TDA/H en adultos, y muéstrele esta hoja. El profesional podrá personalizar los pasos a su situación particular, de manera que pueda experimentar éxito en el manejo del tiempo con el uso de un planificador diario. Para más información sobre cómo seleccionar un entrenador apropiado, vea la página Lo que sabemos sobre el entrenamiento.

Referencias

Barkley, R. A. & Gordon, M. (2002). Research on comorbidity, adaptive functioning, and cognitive impairments in adults with AD/HD: Implications for a clinical practice. In S. Goldstein & A. Teeter Ellison (Eds.), Clinician's guide to adult ADHD: Assessment and intervention (pp. 43-69). New York: Academic Press.

Brown, T. (Ed.) (2000). Attention deficit disorders and comorbidities in children, adolescents, and adults. Washington, D.C.: American Psychiatric Press.

Lecturas sugeridas

Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people. New York: Simon and Schuster.

Nadeau, K. G. (1996). Adventures in fast forward: Life, love, and work for the ADD adult. New York: Brunner/Mazel.

Robin, A. L. (2002). Lifestyle issues. In S. Goldstein & A. Teeter Ellison (Eds.), Clinician's guide to adult ADHD: Assessment and intervention (pp. 280-291). New York: Academic Press.


Los siguientes sitios web (en inglés) ofrecen productos que les han resultado útiles a algunas personas con TDA/H. Se presentan a continuación solo como sugerencias. CHADD no avala ninguno de estos productos sino que anima a los consumidores a ser "compradores inteligentes", y a que investiguen a profundidad las aseveraciones de cualquier producto que pareciera ser útil para sus necesidades particulares.
Planner Pads Company Daytimer
Watch Minder Daily Planner Sheets
Time Timer MotivAider

La información provista en esta hoja es respaldada por el Acuerdo de Cooperación Número 5U38DD000335-03 de los Centros para el control y la prevención de enfermedades (Centers for Disease Control and Prevention, CDC). Los contenidos son responsabilidad exclusiva de los autores, y no representan necesariamente las opiniones oficiales de los CDC. Fue aprobada por la Junta de asesoría profesional de CHADD en mayo de 2003.

© 2009 Children and Adults with Attention-Deficit/Hyperactivity Disorder (CHADD).

Para más información acerca del TDA/H o CHADD, comuníquese con:

National Resource Center on AD/HD
Children and Adults with
Attention-Deficit/Hyperactivity Disorder
4601 Presidents Drive, Suite 300
Lanham, MD 20706
800-233-4050
www.help4adhd.org

También visite el sitio web de CHADD en
www.chadd.org.


* Las sugerencias de usar un planificador diario se basan en experiencia clínica en lugar de investigación empírica. A medida que haya investigación disponible, las sugerencias serán actualizadas.
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